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信息通讯技术在审核中应用的几点思考
去年在一家施工企业审核的时候,发生过这样一件事:审核某项目部,在开始查看工地时,看到工地现场的作业面非常复杂,三层作业面同时进行,机电安装管道、机电安装、装修交叉作业,施工员拿着专用的电脑和随身工具原地实测当天的每个关键质量控制点,场面十分复杂但有序。

回到办公室,项目部提供了三样东西:一个是项目部使用P6制作并实施的土建、钢结构、装饰、MEP等各专业的每日工程量和所需劳动力投入情况,计算劳动力峰值将工期精确到日;第二个是24000份深化设计,全部是用BIM完成,现场随机抽取了部分模型做碰撞检测;三是每天的检查检测记录,除必要的关键质量控制、隐蔽工程、特殊过程等必须到现场的,大部分的质量检查和检测通过互联网、通信手段在办公室的监控系统完成,并且这个监控系统可以实时和总部的监控系统同步。这一点在总部审核监控室的时候也被证实,企业已经覆盖了所有项目的远程监控,可以实现足不出户实时监控到每个项目部的现场进度、工作环境和工作面所进行的关键工序。总部负责人介绍说,以前质量安全检查总是人不够,还总是问题频发,通过现在的远程监控,除了节省人工和费用,还可有具备充足经验的内部专家实施更有深度的进度、质量和安全监督。

这件事对我的触动很大,回顾在项目部和总部审核的过程,其实在收集审核证据的大部分的时间是自己一个人在一间办公室,利用企业的信息系统就能完成。

这两年越来越多的施工企业通过互联网信息技术实现了计划、控制和监控的软件化和设计、深化设计、施工和运维的信息化,企业的BIM应用、项目管理系统、采购平台等等都使得认证审核变得越来越容易,同时对审核员的技能要求也越来越高,要求审核员能够更多地利用信息技术完成审核,否则在企业信息化水平越来越高的环境下,单靠传统的现场询问、查看文件、实地检查是难以有效完成审核任务。本文就审核中如何应用信息通讯技术(ICT)做几点思考。



信息通讯技术在审核中应用的规范要求

信息通讯技术是信息技术和通讯技术融合而成的新概念和新技术领域,在《全球信息社会冲绳宪章》中就认为“信息通讯技术是21世纪社会发展的最强有力动力之一,并将迅速成为世界经济增长的重要动力”。信息通讯技在各行各业得到广泛的应用,认证审核中的应用亦比较广泛。2019年发布的新的《信息和通信技术(ICT)在审核中应用》(CNAS CC14-2019)对此做了规范性的要求,在新的CC14中,信息和通信技术(ICT)取代了上一版的计算机辅助审核技术(CAAT),对信息技术的应用更进了一大步,增加了虚拟场所的定义,取消了对信息技术应用的审核时间占比和特别批准的要求。

规范中列举了在审核中应用ICT的示例:

会议:通过远程电信会议设施,包括音频、视频和数据共享。在当前这个特殊时期,很多企业的日常会议也采用了远程办公之类的方式。

通过远程接入方式对文件和记录的审核,同步的(即实时的)或是异步的(在适用时)。企业的信息系统可以提供此类应用的基础,同时需要有相应的信息安全措施和审核员信息技术应用能力要求。

通过静止影像、视频或音频录制的方式记录信息和证据,也就是多媒体的审核证据。

提供对远程场所或潜在危险场所的视频或音频访问通道,比如人不方便进出的作业场所。

适合于应用信息技术审核的企业ICT基础

审核中应用ICT,需要企业和审核员两方面有相应的基础,以工程建设施工企业为例,需要以下方面的ICT基础设施和应用水平:

1. 数据中心和施工现场的互联网基础设施

建立了满足企业多层级管理需求的数据中心,在施工现场建设互联网基础设施,便于在审核中在企业同意的情况下,从数据中心采集数据,通过互联网可以提供音视频会议替代现场沟通、传输多媒体文件替代办公室现场查阅资料和记录等等。这方面大多数企业都能做到,毕竟如今互联网、移动技术非常普及。

2.普及项目信息管理系统,开展BIM应用

普及项目管理信息系统,开展施工阶段的BIM应用。BIM在建设工程及设施全生命周期内,将建筑各种信息整合于一个三维模型信息数据库中,提高效率,节省资源,并基于统计的编码规则,便于协同、共享、传递。由于BIM技术在实际应用中发挥的重要作用,受到越来越多企业的青睐。我国2011年就将BIM应用纳入“十二五”计划,2015年住建部发布的推进BIM应用的指导意见进一步提出了到今年末在新立项项目勘察设计、施工、运营维护中,集成应用BIM的项目比率达到90%的目标。目前,BIM技术已广泛应用于国内各大项目之中,本文开头提到的例子就是一个应用BIM技术的较典型案例。虽然在BIM应用中还存在标准欠缺、应用水平高下悬殊、真3D假BIM等诸多问题,但其成为建筑业企业转型升级的重要方法和工具已是必然,企业从领导牵头、成立BIM中心、招募BIM应用人才到项目应用和创新激励层出不穷。

从审核方面来说,通过BIM可以很方便地了解建筑本身的结构、进度、材料等诸多细节,而且通过审核项目BIM应用的水平,可以从更深层次了解企业在基础设施、人员管理和专业技术能力、企业技术水平、项目协同管控能力等多方面标准要求与企业经营活动的结合证据。模型中包含的信息和数据信息的传递流转成为审核当中重要的虚拟场所,是项目现场的一部分,从ICT角度说,也可视为实际的审核现场。

3.企业信息管理系统

这是指集成项目管理、人力资源管理、招采平台、劳务管理等系统的企业信息管理系统。仅仅是从线上获取项目管理的信息和建筑及其建造过程的信息还不够,企业在管理体系建设和运行过程中所留存的更多管理证据和符合要求的流转数据存在于企业级的信息管理系统中,通过接入信息系统,可以了解企业管理体系各方面的运行信息。在这方面,审核的深度与企业的信息化应用水平直接相关,对信息化应用水平比较高的企业来说,审核将更方便找到企业管理体系中更深层次的改进点。但对于信息化应用水平不高的企业,或许传统的审核方式更为适合。

应用信息和通讯技术对认证机构的要求

在审核中应用信息和通讯技术对认证机构来说固然是一件好事,在能够有效规避认证风险的前提下,可提高认证审核的效率和精度。为应用妥善ICT,认证机构需要在以下方面做出努力:

1. 建立与企业相当的信息和通讯技术应用。为了能让审核保持有效,就必须能够对接、解析企业在信息和通讯技术方面的成果。比如在BIM应用方面,就需要保持有同样IFC和读取模型的工具,能够将其中的软件和数据推送给审核组以帮助审核组快速获得必要的信息。

2. 为审核员能够具备此方面的能力提供更多的财力、技术研发和外部资源的支持,为审核员提供必要的软硬件以保证审核员能快速获取所需的数据、及时生成符合要求的多媒体数据,并能够快速分析、及时传输。

3. 为审核员提供必要的培训或招募更多在此方面具有管理经验和专业技术水平的审核员。

4. 一个重要的风险来自对信息安全的担忧。认证机构在应用信息和通讯技术实施审核前,需要对自身的信息安全和对企业所负有的信息保密责任有充分的认识和准备,对认证机构来说,将信息安全管理体系和信息技术服务作为自身管理的一部分并不难。

应用信息和通讯技术对审核员的要求

在此方面,审核员的工作是通过授权和保密措施的实施,在企业ERP中获取实时的工程项目运行数据和既往抽样工程项目的数据,将审核中获得的审核证据转化为数字或直接获取数字化的证据,通过数字分析和运算帮助审核组形成审核发现,做出审核结论。除常用的计算机应用和互联网应用能力外,以工程建设施工企业质量管理体系审核员为例,开展应用信息和通讯技术的审核需要具备以下能力:

1. 将建筑信息模型的应用作为审核员能力要求的重要部分。掌握BIM应用的基础知识,理解BIM应用的常用模式,能够看懂模型,了解常用的软件,对模型能运行起来所需要的软硬件配置有认识。这样在BIM应用方面能够与企业处于平等的沟通地位。

2. 有一定的信息处理能力,对所获取的数据信息能够使用适宜的工具和方法快速处理数据,找到其中的关键数据。

对未来的影响

应用信息和通讯技术对认证机构的信息化基础设施提出新的要求,互联网、软硬件设施、认证认可、检验检测和ICT将更为紧密。这对认证机构是很好的提升技术水平和整合资源的机会,另一方面能够与企业的联系更为紧密,未来或许成为认证审核的主流,对认证行业具有深远的影响,审核流程可能变化,线上审核和数据处理成为现场审核的一部分,线下现场审核的人日会因此而减少,认证从业人员的能力要求进一步提高,认证审核将朝着数字化方面发展。

此外,随着ICT的深度应用,行业的数据库和信息库将更有利于快速积累数据,对认证认可的信息统一和监管、与各行业的联动打下更为坚实的基础。

来源:《中国认证认可》杂志 2020年第5期
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